Ser auditado pode gerar dúvidas, mas com o Nuvem Farma Doc, você tem os recursos certos para preparar tudo com agilidade e segurança.
Se sua farmácia for notificada por uma auditoria, o ideal é já ter todos os documentos organizados e prontos para serem enviados. E o sistema permite isso com poucos cliques. A seguir, você confere como agir nesse momento com tranquilidade.
1. Acesse a área de backup no sistema
O primeiro passo é acessar o local onde você pode baixar todos os documentos necessários. Para isso:
- Vá até o ícone do seu perfil, localizado no canto superior direito da tela.
- No menu que aparecer, clique em “Backup” (ícone de download).
2. Escolha o período da auditoria
Na janela “Gerar Backup”, você deve preencher os campos de data:
- Data Inicial: informe o início do período solicitado na auditoria.
- Data Final: insira a data final do período a ser analisado.
Essas informações garantem que você está exportando os documentos corretos para a análise.
3. Gere e baixe os documentos
Após preencher as datas corretamente, clique em “Gerar”. O sistema irá preparar os arquivos para download em lote.
Esse processo pode levar alguns instantes, dependendo da quantidade de dados.
4. Organize os documentos conforme o ofício do Farmácia Popular
Depois de baixar o backup, é fundamental seguir exatamente as orientações oficiais do programa Farmácia Popular quanto à organização dos arquivos.
Isso inclui nomear corretamente as pastas, separar por cliente e manter os arquivos legíveis.
Como agir em uma auditoria usando o Nuvem Farma Doc
5. Atenção ao limite de geração de backup
Importante: o sistema permite gerar um novo backup a cada 180 dias. Por isso, antes de tentar exportar um novo lote, verifique se você já realizou esse processo recentemente.
Se sim, utilize o backup anterior já salvo no seu computador. Se ainda não tiver feito, esse é o momento ideal para se organizar.
Dica final: mantenha seus arquivos sempre organizados
Mesmo fora de períodos de auditoria, manter os documentos baixados e organizados localmente é uma boa prática. Assim, você evita correria de última hora e garante conformidade com o Farmácia Popular.